DAFTAR ISI
DESKRIPSI PENTINGNYA PELATIHAN DOCUMENT CONTROL AND FILING SYSTEM
Pelatihan Document Control and Filing System sangat penting bagi perusahaan untuk memastikan pengelolaan dokumen yang efektif, efisien, dan sesuai standar. Dengan sistem pengarsipan yang baik, dokumen dapat dengan mudah diakses, diperbarui, serta disimpan dengan aman, sehingga mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan data. Selain itu, kontrol dokumen yang terorganisir membantu menjaga kepatuhan terhadap regulasi serta meningkatkan produktivitas kerja dengan mempercepat proses pencarian dan distribusi informasi. Dalam lingkungan bisnis yang dinamis, pengelolaan dokumen yang sistematis juga mendukung pengambilan keputusan yang lebih akurat dan berbasis data. Pelatihan ini memberikan pemahaman tentang metode penyimpanan, klasifikasi, serta keamanan dokumen, sehingga peserta dapat menerapkan praktik terbaik dalam administrasi dokumen perusahaan.
TUJUAN PELATIHAN DOCUMENT CONTROL AND FILING SYSTEM
Tujuan pelatihan Document Control and Filing System adalah untuk membekali peserta dengan pemahaman dan keterampilan dalam mengelola dokumen secara efektif, terstruktur, dan sesuai dengan standar perusahaan maupun regulasi yang berlaku. Adapun tujuan spesifik dari pelatihan ini antara lain:
- Memahami Prinsip Document Control – Peserta akan belajar tentang konsep dasar pengendalian dokumen, termasuk penyimpanan, pengelolaan revisi, dan distribusi dokumen dengan prosedur yang benar.
- Meningkatkan Efisiensi Pengarsipan – Pelatihan ini membantu peserta menguasai teknik pengarsipan yang sistematis untuk memudahkan pencarian, penyimpanan, serta pemusnahan dokumen yang tidak lagi relevan.
- Menjaga Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen – Peserta akan memahami pentingnya sistem keamanan dokumen untuk mencegah akses tidak sah serta memastikan integritas data tetap terjaga.
- Meningkatkan Kepatuhan terhadap Regulasi – Pelatihan ini memastikan bahwa sistem dokumentasi perusahaan sesuai dengan regulasi industri, standar ISO, maupun kebijakan internal.
- Mendukung Pengambilan Keputusan yang Lebih Cepat dan Akurat – Dengan sistem dokumentasi yang rapi dan terkontrol, informasi penting dapat diakses dengan lebih mudah, sehingga mendukung proses pengambilan keputusan yang lebih baik.
Dengan mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu menerapkan sistem Document Control and Filing yang efektif di lingkungan kerja, meningkatkan produktivitas, serta meminimalkan risiko kesalahan dalam pengelolaan dokumen.
LIST MATERI PELATIHAN DOCUMENT CONTROL AND FILING SYSTEM
Berikut adalah daftar materi yang biasanya disertakan dalam pelatihan Document Control and Filing System:
1. Pengenalan Document Control dan Filing System
- Definisi dan ruang lingkup document control
- Peran dan manfaat sistem pengarsipan yang efektif
- Regulasi dan standar yang berkaitan dengan manajemen dokumen
2. Klasifikasi dan Kategorisasi Dokumen
- Jenis-jenis dokumen dalam organisasi
- Pengkodean dan penamaan dokumen
- Sistem indeksasi dan metadata dokumen
3. Prosedur Pengendalian Dokumen
- Siklus hidup dokumen (creation, review, approval, distribution)
- Proses revisi dan pembaruan dokumen
- Manajemen versi dan kontrol perubahan dokumen
4. Sistem Pengarsipan Dokumen
- Teknik pengarsipan fisik dan digital
- Penyimpanan dan pengambilan dokumen yang efisien
- Kebijakan retensi dan pemusnahan dokumen
5. Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen
- Pengendalian akses dan otorisasi dokumen
- Manajemen risiko terhadap kebocoran data
- Penerapan kebijakan keamanan dokumen
6. Implementasi Digital Document Management System (DMS)
- Pengenalan perangkat lunak DMS
- Konsep cloud storage dan digitalisasi dokumen
- Keuntungan otomatisasi dalam pengelolaan dokumen
7. Audit dan Kepatuhan dalam Document Control
- Standar ISO dan regulasi terkait dokumentasi
- Proses audit dokumen dan kepatuhan perusahaan
- Pelaporan dan pelacakan dokumen
8. Studi Kasus dan Simulasi
- Praktik langsung dalam sistem pengelolaan dokumen
- Simulasi penggunaan sistem pengarsipan digital
- Evaluasi dan diskusi studi kasus perusahaan
Materi ini dirancang agar peserta memahami cara mengelola dokumen dengan lebih sistematis dan efisien, sehingga dapat diterapkan secara langsung di lingkungan kerja.
SIAPA SAJA PESERTA YANG MEMBUTUHKAN PELATIHAN DOCUMENT CONTROL AND FILING SYSTEM
Pelatihan Document Control and Filing System diperlukan oleh berbagai profesi dan bidang pekerjaan yang berhubungan dengan pengelolaan dokumen, baik dalam bentuk fisik maupun digital. Berikut adalah beberapa kelompok peserta yang membutuhkan pelatihan ini:
- Administrator dan Staf Sekretariat – Bertanggung jawab atas pencatatan, pengarsipan, dan distribusi dokumen dalam organisasi.
- Petugas Document Control – Mengelola dokumen teknis, standar, serta memastikan kepatuhan terhadap regulasi.
- Manajer dan Supervisor Administrasi – Memastikan sistem pengarsipan dan dokumentasi di perusahaan berjalan efektif dan efisien.
- Staf Legal dan Kepatuhan (Compliance Officer) – Mengelola dokumen hukum, kontrak, serta memastikan kepatuhan terhadap regulasi.
- Staf HRD (Human Resource Development) – Menyimpan dan mengelola dokumen kepegawaian, kontrak kerja, serta kebijakan perusahaan.
- Tim Quality Assurance dan Quality Control (QA/QC) – Membutuhkan sistem dokumentasi yang terstruktur untuk mendukung standar ISO dan audit kualitas.
- Tim IT dan Digitalization – Mengembangkan dan mengimplementasikan sistem Document Management System (DMS) berbasis digital.
- Staf Keuangan dan Akuntansi – Mengelola dokumen laporan keuangan, pajak, dan dokumen transaksi penting lainnya.
- Profesional di Bidang Teknik dan Proyek – Mengarsipkan dokumen teknis, gambar kerja, serta spesifikasi proyek dengan sistem yang aman.
- Siapa Saja yang Bertanggung Jawab atas Dokumen Perusahaan – Baik dalam bisnis kecil, menengah, maupun perusahaan besar, setiap individu yang terlibat dalam pengelolaan dokumen akan mendapatkan manfaat dari pelatihan ini.
Pelatihan ini sangat bermanfaat bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi dokumentasi, meminimalkan risiko kehilangan data, serta memastikan informasi tetap terorganisir dan mudah diakses.
INSTRUKTUR / TRAINER
Instruktur yang mengajar pelatihan ini adalah instruktur yang berkompeten di bidangnya dengan baik, datang dari kalangan akademisi, praktisi maupun profesional. Kami sangat terbuka jika anda ingin berkomunikasi terlebih dahulu dengan tim trainer sehingga outline materi dapat disesuaikan dengan outcome kompetensi yang diharapkan.
Jadwal Informasi Training Tahun 2025
- Training Bulan Januari : 16-17 Januari 2025
- Training Bulan Februari : 13-14 Februari 2025
- Training Bulan Maret : 5-6 Maret 2025
- Training Bulan April : 24-25 April 2025
- Training Bulan Mei : 21-22 Mei 2025
- Training Bulan Juni : 11-12 Juni 2025
- Training Bulan Juli : 16-17 Juli 2025
- Training Bulan Agustus : 20-21 Agustus 2025
- Training Bulan September : 17 – 18 September 2025
- Training Bulan Oktober : 8-9 Oktober 2025
- Training Bulan November : 12-13 November 2025
- Training Bulan Desember : 17-18 Desember 2025
Catatan: Jadwal tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan calon peserta. Peserta dapat mengajukan tanggal pelaksanaan pelatihan.
LOKASI PELATIHAN
REGULER TRAINING
Training ini dilaksanakan di beberapa kota-kota besar di Indonesia seperti Ibukota DKI Jakarta, Bandung, Bali, Yogyakarta, Malang, Surabaya, Lombok dan juga kota Batam. Jika Anda membutuhkan pelatihan di kota lain silahkan menghubungi tim marketing kami.
ONLINE TRAINING VIA ZOOM
INVESTASI PELATIHAN
Investasi pelatihan selama tiga hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.
Catatan: Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.
Benefit Apa Saja yang Didapatkan Peserta?
- FREE Airport pickup service (Gratis Antar jemput Hotel/Bandara)
- FREE Transportasi Peserta ke tempat pelatihan
- Module / Handout
- FREE Flashdisk
- Sertifikat
- FREE Bag or backpack (Tas Training)
- Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc)
- 2x Coffee Break & 1 Lunch, Dinner
- FREE Souvenir Exclusive
FAQ tentang Infotraining Indonesia
Q : Berapa minimal running pelatihan ini ?
A : Pelatihan ini akan running idealnya minimal dengan 2 peserta, tetapi bisa disesuaikan dengan kebutuhan peserta
Q : Apakah bisa jika saya hanya ingin pelatihan sendiri aja / private course ?
A : Bisa, kami akan membantu menyelenggarakan pelatihan 1 hari jika ada persetujuan dari klien
Q : Dimana saja pelatihan biasanya di selenggarakan?
A : Pelatihan kami selenggarakan di beberapa kota besar di Indonesia seperti Bandung, Jakarta, Yogyakarta, Surabaya, Malang, Bali, Lombok dan beberapa negara seperti Singapore dan Malaysia
Q : Apakah bisa diselenggarakan selain di kota lain?
A : Penyelenggaraan pelatihan bisa diadakan di kota lain dengan minimal kuota 5 orang setiap kelas
Q : Apakah bisa juga diselenggarakan secara IHT/ In House Training di Perusahaan klien ?
A : Bisa diselenggarakan secara IHT di Perusahaan klien
Q : Apakah jadwal bisa disesuaikan dengan kebutuhan klien ?
A : Jadwal pelatihan dapat di sesuaikan dengan kebutuhan klien.
Materi, Lokasi dan Jadwal Pelatihan Bisa Berubah Sewaktu-waktu dan disesuaikan Dengan Kondisi Peserta. Bagi calon Peserta Pelatihan dimohon untuk Melakukan Konfirmasi terlebih dahulu H-7 sebelum pelatihan berlangsung agar tidak terjadi miskomunikasi. Kerugian yang ditimbulkan akibat miskomunikasi baik biaya tiket, akomodasi hotel dan outline materi yang tidak sesuai bukan merupakan tanggung jawab kami
