DESKRIPSI PENTINGNYA PELATIHAN DOCUMENT CONTROL & FILING SYSTEM

Pelatihan Document Control & Filling System sangat penting dalam memastikan pengelolaan dokumen yang tertib, aman, dan mudah diakses di lingkungan kerja. Dalam dunia profesional yang menuntut kecepatan dan akurasi, sistem pengendalian dokumen yang baik menjadi landasan utama dalam mendukung efisiensi operasional dan kepatuhan terhadap standar atau regulasi. Melalui pelatihan ini, peserta akan dibekali pengetahuan tentang pengklasifikasian dokumen, sistem penyimpanan (fisik maupun digital), pengendalian revisi dokumen, hingga proses audit dokumen. Pengelolaan arsip yang buruk dapat menimbulkan resiko kehilangan data penting, kekacauan administrasi, hingga kendala hukum. Oleh karena itu, kemampuan mengelola dokumen dengan sistematis adalah keterampilan yang wajib dimiliki oleh organisasi yang ingin tumbuh secara profesional dan terorganisir.

TUJUAN PELATIHAN DOCUMENT CONTROL & FILING SYSTEM

Berikut adalah tujuan pelatihan Document Control & Filing System:

1. Meningkatkan pemahaman peserta tentang pentingnya pengelolaan dokumen yang efektif dan efisien dalam mendukung kelancaran operasional organisasi. 
2. Membekali peserta dengan kemampuan untuk menyusun, mengatur, dan memelihara sistem dokumentasi sesuai standar yang berlaku (ISO, SNI, atau regulasi internal). 
3. Mengembangkan keterampilan dalam mengendalikan dokumen, termasuk proses distribusi, revisi, otorisasi, serta pemusnahan dokumen secara aman dan terstruktur. 
4. Mengajarkan sistem filling yang sistematis dan terorganisir, baik secara manual maupun digital, agar mempermudah pencarian dan pelacakan dokumen. 
5. Menanamkan budaya kerja tertib administrasi dan akuntabilitas informasi, guna mendukung audit internal, eksternal, serta kebutuhan hukum dan regulasi. 
6. Mempersiapkan peserta untuk menghadapi tantangan dalam manajemen informasi, termasuk pengelolaan dokumen elektronik dan keamanan data. 
7. Mendorong implementasi teknologi dalam pengelolaan dokumen, seperti penggunaan Document Management System (DMS) dan sistem arsip digital. 
8. Meningkatkan kontribusi personil administrasi dan dokumentasi dalam menjaga integritas dan konsistensi informasi perusahaan atau lembaga.

LIST MATERI PELATIHAN DOCUMENT CONTROL & FILING SYSTEM

Berikut adalah list materi pelatihan Document Control & Filing System yang dirancang untuk memberikan pemahaman dan keterampilan menyeluruh:

1. Pengenalan Document Control dan Sistem Kearsipan
   

   • Definisi dan peran document control dalam organisasi
   • Prinsip dasar manajemen dokumen dan arsip
   • Jenis-jenis dokumen: administratif, teknis, legal, dll.
     

2. Klasifikasi dan Kodefikasi Dokumen
   

   • Sistem penamaan dan pengkodean dokumen
   • Klasifikasi berdasarkan fungsi, tingkat keamanan, dan usia dokumen
   • Pengelompokan berdasarkan departemen/divisi
     

3. Prosedur Pengendalian Dokumen
   

   • Pembuatan, revisi, distribusi, dan persetujuan dokumen
   • Penggunaan daftar induk dokumen (Master List)
   • Pengendalian dokumen internal dan eksternal
     

4. Sistem Filling Manual dan Digital
   

   • Teknik pengarsipan secara fisik (manual filing system)
   • Penerapan sistem digital filing
   • Struktur folder dan manajemen file elektronik
     

5. Pengamanan dan Aksesibilitas Dokumen
   

   • Kebijakan kerahasiaan dan otorisasi akses
   • Backup dan penyimpanan dokumen penting
   • Pencegahan kehilangan atau kerusakan arsip
     

6. Retensi dan Pemusnahan Dokumen
   

   • Penetapan masa simpan dokumen
   • Pengelolaan dokumen inaktif
   • Prosedur pemusnahan dokumen sesuai ketentuan hukum
     

7. Penerapan Document Control dalam Standar Mutu (ISO/SNI)
   

   • Peran document control dalam sistem manajemen mutu
   • Persiapan dokumen untuk keperluan audit
   • Penerapan sistem dokumentasi ISO 9001 dan standar lainnya
     

8. Studi Kasus dan Simulasi Praktik
   

   • Simulasi pengarsipan dan pencarian dokumen
   • Latihan membuat sistem klasifikasi dan master list
   • Review kasus nyata dari perusahaan atau institusi peserta

Materi dapat disesuaikan dengan kebutuhan instansi pemerintah, industri, maupun organisasi lainnya.

SIAPA SAJA PESERTA YANG MEMBUTUHKAN PELATIHAN DOCUMENT CONTROL & FILING SYSTEM

Berikut adalah peserta yang membutuhkan pelatihan Document Control & Filing System:

1. Staf Administrasi dan Sekretariat
   Yang bertanggung jawab dalam pengelolaan surat-menyurat, arsip, dan dokumen harian organisasi. 
2. Document Controller di Perusahaan Manufaktur, Konstruksi, atau Migas
   Yang harus memastikan seluruh dokumen teknis, proyek, dan operasional terdokumentasi dengan baik sesuai standar. 
3. Quality Assurance (QA) dan Quality Control (QC) Staff
   Yang membutuhkan sistem dokumentasi yang rapi dan terstruktur sebagai bagian dari implementasi sistem manajemen mutu (ISO, HACCP, dll). 
4. Staf HRD atau Legal
   Yang mengelola dokumen karyawan, kontrak kerja, kebijakan perusahaan, dan dokumen hukum lainnya. 
5. Tim Proyek dan Engineer
   Yang terlibat dalam proyek berskala besar dan memerlukan pengendalian dokumen teknis yang ketat dan terdokumentasi lengkap. 
6. Staf Arsip dan Pengelola Dokumen di Instansi Pemerintah
   Untuk menjaga ketertiban arsip dan mendukung pelayanan publik yang transparan dan akuntabel. 
7. Manajer Unit Kerja atau Supervisor
   Yang ingin memastikan timnya memiliki sistem filling dan dokumentasi yang efisien, aman, dan mudah diakses. 
8. Setiap karyawan yang terlibat dalam proses audit internal maupun eksternal
   Karena dokumentasi yang lengkap dan akurat merupakan salah satu pilar utama dalam keberhasilan audit.

Pelatihan ini penting untuk siapa saja yang ingin meningkatkan efisiensi kerja, mengurangi resiko kehilangan data, dan menciptakan sistem kerja yang lebih tertata dan profesional.

INSTRUKTUR / TRAINER

Instruktur yang mengajar pelatihan ini adalah instruktur yang berkompeten di bidangnya dengan baik, datang dari kalangan akademisi, praktisi maupun profesional. Kami sangat terbuka jika anda ingin berkomunikasi terlebih dahulu dengan tim trainer sehingga outline materi dapat disesuaikan dengan outcome kompetensi yang diharapkan.

Jadwal Informasi Training Tahun 2025

• Training Bulan Januari : 16-17 Januari 2025
• Training Bulan Februari : 13-14 Februari 2025
• Training Bulan Maret : 5-6 Maret 2025
• Training Bulan April : 24-25 April 2025
• Training Bulan Mei : 21-22 Mei 2025
• Training Bulan Juni : 11-12 Juni 2025
• Training Bulan Juli : 16-17 Juli 2025
• Training Bulan Agustus : 20-21 Agustus 2025
• Training Bulan September : 17 – 18 September 2025
• Training Bulan Oktober : 8-9 Oktober 2025
• Training Bulan November : 12-13 November 2025
• Training Bulan Desember : 17-18 Desember 2025

Catatan: Jadwal tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan calon peserta. Peserta dapat mengajukan tanggal pelaksanaan pelatihan.

LOKASI PELATIHAN

REGULER TRAINING

Training ini dilaksanakan di beberapa kota-kota besar di Indonesia seperti Ibukota DKI Jakarta, Bandung, Bali, Yogyakarta, Malang, Surabaya, Lombok dan juga kota Batam. Jika Anda membutuhkan pelatihan di kota lain silahkan menghubungi tim marketing kami.

ONLINE TRAINING VIA ZOOM

INVESTASI   PELATIHAN

Investasi pelatihan selama tiga hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.

Catatan: Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.

Benefit Apa Saja yang Didapatkan Peserta?

• FREE Airport pickup service (Gratis Antar jemput Hotel/Bandara)
• FREE Transportasi Peserta ke tempat pelatihan
• Module / Handout
• FREE Flashdisk
• Sertifikat
• FREE Bag or backpack (Tas Training)
• Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc)
• 2x Coffee Break & 1 Lunch, Dinner
• FREE Souvenir Exclusive

FAQ tentang Infotraining Indonesia

Q : Berapa minimal running pelatihan ini ?
A : Pelatihan ini akan running idealnya minimal dengan 2 peserta, tetapi bisa disesuaikan dengan kebutuhan peserta

Q : Apakah bisa jika saya hanya ingin pelatihan sendiri aja / private course ?
A : Bisa, kami akan membantu menyelenggarakan pelatihan 1 hari jika ada persetujuan dari klien

Q : Dimana saja pelatihan biasanya di selenggarakan?
A : Pelatihan kami selenggarakan di beberapa kota besar di Indonesia seperti Bandung, Jakarta, Yogyakarta, Surabaya, Malang, Bali, Lombok dan beberapa negara seperti Singapore dan Malaysia

Q : Apakah bisa diselenggarakan selain di kota lain?
A : Penyelenggaraan pelatihan bisa diadakan di kota lain dengan minimal kuota 5 orang setiap kelas

Q : Apakah bisa juga diselenggarakan secara IHT/ In House Training di Perusahaan klien ?
A : Bisa diselenggarakan secara IHT di Perusahaan klien

Q : Apakah jadwal bisa disesuaikan dengan kebutuhan klien ?
A : Jadwal pelatihan dapat di sesuaikan dengan kebutuhan klien.

Materi, Lokasi dan Jadwal Pelatihan Bisa Berubah Sewaktu-waktu dan disesuaikan Dengan Kondisi Peserta. Bagi calon Peserta Pelatihan dimohon untuk Melakukan Konfirmasi terlebih dahulu H-7 sebelum pelatihan berlangsung agar tidak terjadi miskomunikasi. Kerugian yang ditimbulkan akibat miskomunikasi baik biaya tiket, akomodasi hotel dan outline materi yang tidak sesuai bukan merupakan tanggung jawab kami