DAFTAR ISI
DESKRIPSI PENTINGNYA PELATIHAN DOCUMENT FILLING SYSTEM
Pelatihan Document Filling System sangat penting dalam mendukung efisiensi dan efektivitas kerja di lingkungan organisasi atau perusahaan. Sistem pengelolaan dokumen yang terstruktur memungkinkan penyimpanan, pencarian, dan pengambilan informasi secara cepat dan tepat, sehingga dapat meminimalkan risiko kehilangan data, duplikasi, maupun kekeliruan administrasi. Melalui pelatihan ini, karyawan dibekali pengetahuan dan keterampilan dalam mengatur dokumen sesuai standar, baik secara fisik maupun digital, yang mendukung terciptanya alur kerja yang rapi, tertib, dan profesional. Selain itu, pelatihan ini membantu meningkatkan kesadaran akan pentingnya keamanan data dan kerahasiaan informasi. Dengan document filling system yang baik, proses audit, pelaporan, serta pengambilan keputusan pun menjadi lebih mudah dan akurat. Pelatihan ini berkontribusi langsung terhadap peningkatan produktivitas dan kinerja organisasi secara keseluruhan.
TUJUAN PELATIHAN DOCUMENT FILLING SYSTEM
Tujuan Pelatihan Document Filling System:
- Meningkatkan Pemahaman
Memberikan pemahaman kepada peserta mengenai konsep, prinsip, dan pentingnya sistem pengelolaan dokumen yang efektif dan efisien. - Meningkatkan Keterampilan Teknis
Membekali peserta dengan keterampilan praktis dalam menyusun, menyimpan, mengelola, serta mengarsipkan dokumen secara sistematis, baik secara manual maupun digital. - Meningkatkan Efisiensi Kerja
Mendorong terciptanya alur kerja yang lebih cepat dan tertib melalui sistem filling yang mempermudah pencarian dan pengambilan dokumen saat dibutuhkan. - Menjamin Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen
Mengajarkan cara menjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen penting, termasuk pemahaman terhadap regulasi yang berlaku terkait pengelolaan dokumen. - Mendukung Kepatuhan Administrasi dan Audit
Menyiapkan sistem dokumentasi yang sesuai standar sehingga memudahkan proses audit, pelaporan, serta mendukung transparansi dan akuntabilitas organisasi. - Meningkatkan Profesionalisme
Membangun budaya kerja yang rapi, terorganisir, dan profesional dalam mengelola dokumen sebagai bagian dari peningkatan kinerja organisasi.
LIST MATERI PELATIHAN DOCUMENT FILLING SYSTEM
Berikut adalah list materi pelatihan Document Filling System yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi:
- Pengantar Document Filling System
- Definisi pengelolaan dokumen
- Tujuan dan manfaat sistem filling
- Dampak pengelolaan dokumen yang tidak efektif
- Jenis-Jenis Dokumen dan Klasifikasinya
- Dokumen internal dan eksternal
- Klasifikasi berdasarkan sifat: rahasia, terbuka, arsip aktif, arsip inaktif
- Klasifikasi berdasarkan fungsi: administrasi, keuangan, legal, dll.
- Prinsip dan Standar Pengelolaan Dokumen
- Prinsip 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin)
- Standar penamaan dokumen
- Pemberian kode dan indeks dokumen
- Teknik Penyusunan dan Penyimpanan Dokumen
- Metode penyimpanan: alfabetis, numerik, kronologis, geografis
- Peralatan pengarsipan: folder, map, ordner, filling cabinet
- Tata letak dan pengaturan ruang arsip
- Pengelolaan Dokumen Digital
- Pengenalan software arsip digital
- Sistem Manajemen Dokumen (DMS)
- Prosedur digitalisasi dokumen fisik
- Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen
- Pengaturan hak akses dokumen
- Perlindungan data dari kehilangan dan pencurian
- Kebijakan keamanan informasi
- Retensi dan Pemusnahan Dokumen
- Pengertian dan tujuan retensi dokumen
- Penyusunan jadwal retensi
- Prosedur pemusnahan dokumen sesuai regulasi
- Audit dan Monitoring Sistem Filling
- Tujuan audit pengelolaan dokumen
- Indikator efektivitas sistem filling
- Tindakan perbaikan dan peningkatan
- Studi Kasus dan Simulasi
- Praktik pengarsipan dokumen secara fisik dan digital
- Simulasi pencarian dan pengambilan dokumen
- Penyelesaian masalah pengarsipan di tempat kerja
- Evaluasi dan Tindak Lanjut Pelatihan
- Uji pemahaman dan keterampilan peserta
- Penyusunan rencana aksi implementasi
- Tindak lanjut dan monitoring pasca pelatihan
Materi ini bertujuan untuk memberikan pemahaman teoritis sekaligus keterampilan praktis yang dapat langsung diterapkan dalam aktivitas kerja sehari-hari.
SIAPA SAJA PESERTA YANG MEMBUTUHKAN PELATIHAN DOCUMENT FILLING SYSTEM
Berikut adalah daftar peserta yang membutuhkan pelatihan Document Filling System:
- Staf Administrasi dan Sekretaris
- Bertanggung jawab atas penyusunan, penyimpanan, dan pengelolaan dokumen harian.
- Petugas Arsip / Pengelola Dokumen
- Menangani pengarsipan fisik maupun digital dan memastikan keteraturan dokumen.
- Manajer dan Supervisor Administrasi
- Mengawasi sistem pengelolaan dokumen dan memastikan kepatuhan terhadap standar organisasi.
- Staf Legal dan Keuangan
- Mengelola dokumen penting seperti kontrak, laporan keuangan, dan dokumen hukum yang membutuhkan pengarsipan rapi dan aman.
- Pegawai Instansi Pemerintah / BUMN
- Terlibat dalam pengelolaan dokumen negara yang harus diatur dengan sistematis dan sesuai regulasi.
- Karyawan Divisi IT (terkait dokumen digital)
- Mengelola sistem arsip digital dan keamanan data dokumen elektronik.
- Staff HRD / SDM
- Mengelola dokumen kepegawaian seperti data karyawan, kontrak kerja, dan dokumen pelatihan.
- Pelaku Usaha UMKM dan Start-up
- Membangun sistem filling sejak dini untuk mendukung pertumbuhan usaha dan efisiensi administrasi.
- Tenaga Pendidik / Tata Usaha di Lembaga Pendidikan
- Mengelola dokumen akademik, administrasi siswa, dan surat menyurat.
- Siapa Saja yang Terlibat dalam Pengelolaan Dokumen
- Baik individu maupun tim kerja yang bertanggung jawab atas dokumen, arsip, dan informasi penting organisasi.
Pelatihan ini bersifat umum dan sangat relevan bagi siapa pun yang ingin meningkatkan keterampilan dalam pengelolaan dokumen secara tertib, efisien, dan profesional.
INSTRUKTUR / TRAINER
Instruktur yang mengajar pelatihan ini adalah instruktur yang berkompeten di bidangnya dengan baik, datang dari kalangan akademisi, praktisi maupun profesional. Kami sangat terbuka jika anda ingin berkomunikasi terlebih dahulu dengan tim trainer sehingga outline materi dapat disesuaikan dengan outcome kompetensi yang diharapkan.
Jadwal Informasi Training Tahun 2025
- Training Bulan Januari : 16-17 Januari 2025
- Training Bulan Februari : 13-14 Februari 2025
- Training Bulan Maret : 5-6 Maret 2025
- Training Bulan April : 24-25 April 2025
- Training Bulan Mei : 21-22 Mei 2025
- Training Bulan Juni : 11-12 Juni 2025
- Training Bulan Juli : 16-17 Juli 2025
- Training Bulan Agustus : 20-21 Agustus 2025
- Training Bulan September : 17 – 18 September 2025
- Training Bulan Oktober : 8-9 Oktober 2025
- Training Bulan November : 12-13 November 2025
- Training Bulan Desember : 17-18 Desember 2025
Catatan: Jadwal tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan calon peserta. Peserta dapat mengajukan tanggal pelaksanaan pelatihan.
LOKASI PELATIHAN
REGULER TRAINING
Training ini dilaksanakan di beberapa kota-kota besar di Indonesia seperti Ibukota DKI Jakarta, Bandung, Bali, Yogyakarta, Malang, Surabaya, Lombok dan juga kota Batam. Jika Anda membutuhkan pelatihan di kota lain silahkan menghubungi tim marketing kami.
ONLINE TRAINING VIA ZOOM
INVESTASI PELATIHAN
Investasi pelatihan selama tiga hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.
Catatan: Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.
Benefit Apa Saja yang Didapatkan Peserta?
- FREE Airport pickup service (Gratis Antar jemput Hotel/Bandara)
- FREE Transportasi Peserta ke tempat pelatihan
- Module / Handout
- FREE Flashdisk
- Sertifikat
- FREE Bag or backpack (Tas Training)
- Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc)
- 2x Coffee Break & 1 Lunch, Dinner
- FREE Souvenir Exclusive
FAQ tentang Infotraining Indonesia
Q : Berapa minimal running pelatihan ini ?
A : Pelatihan ini akan running idealnya minimal dengan 2 peserta, tetapi bisa disesuaikan dengan kebutuhan peserta
Q : Apakah bisa jika saya hanya ingin pelatihan sendiri aja / private course ?
A : Bisa, kami akan membantu menyelenggarakan pelatihan 1 hari jika ada persetujuan dari klien
Q : Dimana saja pelatihan biasanya di selenggarakan?
A : Pelatihan kami selenggarakan di beberapa kota besar di Indonesia seperti Bandung, Jakarta, Yogyakarta, Surabaya, Malang, Bali, Lombok dan beberapa negara seperti Singapore dan Malaysia
Q : Apakah bisa diselenggarakan selain di kota lain?
A : Penyelenggaraan pelatihan bisa diadakan di kota lain dengan minimal kuota 5 orang setiap kelas
Q : Apakah bisa juga diselenggarakan secara IHT/ In House Training di Perusahaan klien ?
A : Bisa diselenggarakan secara IHT di Perusahaan klien
Q : Apakah jadwal bisa disesuaikan dengan kebutuhan klien ?
A : Jadwal pelatihan dapat di sesuaikan dengan kebutuhan klien.
Materi, Lokasi dan Jadwal Pelatihan Bisa Berubah Sewaktu-waktu dan disesuaikan Dengan Kondisi Peserta. Bagi calon Peserta Pelatihan dimohon untuk Melakukan Konfirmasi terlebih dahulu H-7 sebelum pelatihan berlangsung agar tidak terjadi miskomunikasi. Kerugian yang ditimbulkan akibat miskomunikasi baik biaya tiket, akomodasi hotel dan outline materi yang tidak sesuai bukan merupakan tanggung jawab kami
