TRAINING ELECTRONIC FILING IMPLEMENTATION WITH RMS, EIS & EDMS METHOD

Training Electronic Filing Implementation

Training Filing Implementation

BACKGROUND

Organisasi pada era globalisasi ini sangat membutuhkan karyawan yang memahami konsep integrasi antara RecordsManagement Systematau Document Management System (RMS/DMS) denganElectronic Imaging Systemdan Electronic Document Management System.

Records Management System (Sistem Manajemen Kearsipan) setiap organisasi harusnyadiimplementasikan berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia nomor  43  tahun  2009 tentang Kearsipan. Agar pada prakteknya dapat dikerjakan dengan baik maka harus dibuat SOP Manajemen Kearsipan yang disusun berdasarkan pendekatan logis dan sistematis yang disesuaikan pada kebutuhan dan kepentingan organisasi. Tujuan dari tahapan ini adalah bagaimana organisasi dapat menyimpan dokumen yang benar-benar bernilai guna, menjaga keaslian dan keamanan  dokumen serta dapat menemukan dokumen tersebut pada saat dibutuhkan. Karena pada prinsipnya pengendalian dokumen pada tahap ini berdasarkan standar ISO 9001.

Penerapan Electronic Imaging Sytem digunakan agar organisasi dapat melakukan proses efisiensi sumber daya yang jauh lebih besar ketimbang menggunakan pengelolaan arsip dengan sistem filing yang tradisional (traditional paper filing system) danhasilnyapun jauh lebih efektif karena file hasil scandapat ditelusuri dan ditemukan kembali dalam suatu database pada saat diperlukan dan dalam waktu yang sangat singkat. Sehingga akan sangat memudahkan dan mempercepat pengelolaan kearsipan.

Electronics document management system diimplementasikan untuk mengelola file-file dokumen elektronik yang dihasilkan dari suatu aplikasiword processor, spreadsheet, &presentationagar memudahkan dalam pembuatan identifikasi revisi dokumen elektronik dengan otorisasi updating revisi dokumennya yang berpedoman pada Undang-Undang Republik IndonesiaNomor 11 Tahun 2008TentangInformasi Dan Transaksi Elektronik

OBJECTIVES

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :
1. Memahami konsep dokumen dalam definisi  file, records dan archive sertatinjauan umum aspek-aspek pengelolaannya, mulai dari proses penciptaan, penyimpanan, pengambilan dan penyusutan umur dokumen sampai dengan proses pemusnahan dokumen.
2.  Memahami implementasi dari 5 macam sistem penyimpanan arsip (filing system) berikut dengan metode penyimpanan dan pengambilannyauntuk kategori dokumen kronologis.
3.  Memahami implementasi dari konsep records management system, electronics imaging system dan electronics document management system.
4. Mengetahui dan memahami bagaimana membuat SOP Manajemen Kearsipan.
5. Memahami implementasi dari konsep integrasi antara electronics imaging system dengan records management system.
6. Memahami implementasi dari konsep electronic document management system.
7. Memahami implementasi prosedure & prinsip-prinsip filing system.
8.  Memahami implementasi pengendalian dokumen berdasarkan standar ISO 9001.
9.  Memahami implementasi  electronic filing system dengan perangkat pendukungnya.
10. Memahami implementasi dari penggunaan software aplikasi EFIDMS (Electronic Filing with Integrated Document Management System) baik untuk modul Electronic Document Management System, modul Electronic Imaging System dan modul R ecord Management System,  lengkap dengan penggunaan scanner,  printer dan kamera d igital.
11. Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.

SYLLABUS ELECTRONIC FILING

* Definisi Arsip/Dokumen Untuk Lembaga-Lembaga Negara/Badan-Badan Pemerintahan Serta Untuk Badan-Badan Swasta/Perorangan Berdasarkan Undang-Undang Kearsipan RI.
* Penjelasan Istilah-Istilah Kearsipan.
* Pembuatan Kode Klasifikasi Dan Kode Indeks Dalam Pengelolaan Arsip/Dokumen.
* Faktor-Faktor Yang Umum Menjadi Kendala Yang Dihadapi Dalam Pengelolaan Arsip/Dokumen Perusahaan.
*  Prosedure Filing System.
*  Langkah-Langkah Proses Filing.
* Pemilihan Peralatan & Perlengkapan Filing.
*  Pembentukan & Pemeliharaan Sistim Filing.
* Proses Penyusutan Umur Dokumen ( Document, Records & Archive).
* Langkah-Langkah Sebelum Proses Pemusnahan Dokumen.
* Pemilihan Cara-Cara Pemusnahan Dokumen.
* Penjelasan tentang SOP Manajemen Kearsipan dan Contoh SOP-nya.
* Akurasi rasio kecermatan penemuan kembali file soft dokumen yang dibutuhkan.
*  Mengetahui jenis-jenis media penyimpanan untuk electronic filiing system.
*  Memahami faktor-faktor kunci sukses yang mendukung implementasi filing system.
* Aplikasi untuk Records Management System dalam EFIDM Ssoftware.
* Aplikasi untuk Electronic Document Management System dalam EFIDM Ssoftware.
* Aplikasi untuk ElectronicImagingSystemdalam EFIDMSsoftware.
* Langkah-langkah operasional untuk mengatur Level  Security User A ccess Application.
* Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk  Document Control process.
* Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Distribution process.
* Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Update process.
* Melakukan Proses Document Searching secara cepat (soft and hard) berdasarkan 5 metode.
* Process Document  Capture baik melalui scanner ataupun melalui digitalcameras, kemudian  di-convert menjadi document microsoft office (XP, 2003,2007, 2010).
* Pemilihan dan pengambilan dokumen secara cepat dan tepat untuk dikirimkan via e-mail langsung dari aplikasi EFIDMS software.
*  Cases study / diskusi / tanya jawab.

AUDIENCE TARGET

Staff atau L eader yang bertanggung jawab dalam proses filing document

Metode :

Kelas interaktif (ceramah dan studi kasus), metode penyelenggaraan dapat dilakukan melalui training online, training zoom ataupun training tatap muka

Jadwal Training :

Batch 1 : 23 – 24 Januari 2022
Batch 2 : 23 – 24 Februari 2022
Batch 3 : 8 – 9 Maret 2022
Batch 4 : 12 – 13 April 2022
Batch 5 : 18 – 19 Mei 2022
Batch 6 : 7 – 8 Juni 2022
Batch 7 : 27 – 28 Juli 2022
Batch 8 : 23 – 24 Agustus 2022
Batch 9 : 13 – 14 September 2022
Batch 10 : 11 – 12 Oktober 2022
Batch 11 : 9 – 10 November 2022
Batch 12 : 6 – 7 Desember 2022

Jadwal tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan calon peserta

Lokasi Pelatihan :

• Yogyakarta, Hotel Dafam Malioboro (7.250.000 IDR / participant)
• Jakarta, Hotel Amaris Tendean (7.750.000 IDR / participant)
• Bandung, Hotel Golden Flower (7.750.000 IDR / participant)
• Bali, Hotel Ibis Kuta (8.500.000 IDR / participant)
• Lombok, Hotel Jayakarta (8.750.000 IDR / participant)

Investasi Pelatihan :

Investasi pelatihan selama tiga hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.

Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.

Fasilitas Pelatihan

untuk Paket Group (Minimal 2 orang peserta dari perusahaan yang sama):

• FREE Airport pickup service (Gratis Antar jemput Hotel/Bandara)
• FREE Transportasi Peserta ke tempat pelatihan .
• Module / Handout
• FREE Flashdisk
• Sertifikat
• FREE Bag or bagpackers (Tas Training)
• Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc)
• 2xCoffe Break & 1 Lunch, Dinner
• FREE Souvenir Exclusive

Jadwal Pelatihan masih dapat berubah, mohon untuk tidak booking transportasi dan akomodasi sebelum mendapat konfirmasi dari Marketing kami. Segala kerugian yang disebabkan oleh miskomunikasi jadwal tidak mendapatkan kompensasi apapun dari kami.

 

Technorati Tags: training talent managemen berbasis nlp pasti jalan,training melakukan seleksi dan wawancara berbasis talent dan kompetensi pasti jalan,training listening,questioning & summarizing skills in competency interview pasti jalan,training psychological aspects of competency interview pasti jalan,pelatihan talent managemen berbasis nlp pasti jalan,pelatihan melakukan seleksi dan wawancara berbasis talent dan kompetensi pasti running