TRAINING RECORDS MANAGEMENT SYSTEM (RMS)

Training Sistem Manajemen Rekor (Rms)

Training Pengelolaan Dokumen/Arsip

PENDAHULUAN

Dalam menciptakan Good Corporate Gorvenance dalam pengelolaan dan penyelenggaraan administrasi sehingga terciptanya Transparasi, Akuntabilitas dan Tata Kelola yang baik sesuai dengan azaz-azas pengelolaan berdasarkan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku, salah satunya diperlukan pemahaman dalam pengelolaan Record Management. Pemahaman Record Management diperlukan dalam pengelolaan dokumen/arsip yang tercipta untuk mencapai tertib adminsitrasi, agar pengelolaannya sesuai dengan prinsip-prinsip kecepatan, ketepapatan dan efisiensi sehingga dapat menyajikan dokumen/arsip yang diperlukan oleh manajmen untuk mengambil keputusan dalam mencapai tujuan yang  telah ditetapkan. Dalam menjamin  ketersediaan  informasi dokumen/arsip  yang  autentik  dan  terpercaya, serta menjamin    pelindungan kepentingan organisasi/instansi/perusahaan dan mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan dalam pengelolaannya sesuai  dengan  prinsip,   kaidah,   dan  standar  kearsipan
sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem penyelenggaraan kearsipan yang baik, yang sesuai dengan Undang-Undang No 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan dan Undang-Undang RI No. 43 Tahun 2009, Tentang Kearsipan

TUJUAN TRAINING

1. Pemahaman tentang arti penting dan peranan dokumen/arsip dalam kegiatan administrasi.
2. Pemahaman tentang peraturan dan perundang-undangan pengelolaan dokumen/arsip yang berlaku sehingga tata kelola dokumen/arsip yang dilakukan dapat dipertanggung jawabkan.
3. Pemahaman tentang siklus/daur hidup dokumen/arsip yang berdampak pada pemahaman dalam pengelololaannya sehingga berkesinambungannya pengelolaan dokumen/arsip sejak diciptakan, digunakan sampai dengan disusutkan dalam suatu sistem yang terpadu.
4. Pemahaman tentang bisnis proses pengendalian, pendistribusian surat/dokumen yang efektif dan efisien baik proses secara manual dan proses secara elektronik (e filing system).
5. Pemahaman tentang karakteristik dokumen/arsip yang tercipta sehingga memudahkan dalam menentukan sistem penataan berkas yang tepat, efektif dan efisien dalam pencariannya baik secara manual maupun elektronik (e filing system).
6. Pemahaman tentang fungsi dokumen/arsip baik penggolongan dan nilai guna dokumen/arsip sehingga memudahkan dalam menentukan jangka simpan/retensi dokumen/arsip  yang tercipta.
7. Pemahaman tentang tata cara penyusutan pemindahan dokumen/arsip dari arsip aktif ke in aktif yang tercipta di Unit Kerja/Pengolah.
8. Pemahaman tentang tata cara pemusnahan dokumen/arsip yang umur/retensi dokumen/arsip di bawah dan di atas 10 tahun sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.
9. Pemahaman tentang penggunaan sarana dan prasarana pengendalian surat dan pengendalian dokumen/arsip secara tetap, efektif, efisien sehingga dapat hemat dan tepat dalam pemakaian sarana dan prasana yang digunakan.

CAKUPAN MATERI TRAINING

• PEMAHAMAN RECORDS MANAGEMENT
  *RECORD MANAGEMENT
• Manajemen Kearsipan
• Memahami fungsi dan tanggung jawab administrator dalam membantu manajemen dalam mencapai tujuannya.
• Memahami peranan, arti penting  dan fungsi dokumen/arsip dalam adminstrasi kantor sebagai informasi yang harus dikelola dengan baik untuk membantu manajemen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
• Siklus/Daur Hidup Dokumen/arsip
  * Memahami siklus/hidup dokumen/arsip sehingga dapat memahami bagaimana mengendalikan/mengelola dokumen/arsip sejak diciptakan, digunakan sampai dengan disusutkan/istirahat secara berkesinambungan.
• Landasan Hukum Pengelolaan Dokumen/Arsip
  * Memamahi dasar hukum pengelolaan dokumen/arsip sesuai dengan peraturan yang berkaku mengenai: Pengertian, Fungsi, pengorganisasian pengelolaan, penentuan retensi/jangka simpan, tata cara penyusutan dan pemusnahan, alih media dokumen/arsip.
• SISTEM PENGELOLAAN DOKUMEN/ ARSIP
  * Sistem Pengendalian Surat
  – Dapat mamahami dan mengevaluasi bisnis proses pengendalian yang dilakukan saat ini ditempat kerja.
  – Memahami bisnis proses dalam pengendalian surat baik pengendalian surat dengan pola lama dan pola baru.sehingga dapat membuat pola pengendalian sesuai dengan pola sistem yang tepat, efektif  dan efisien.
  –  Memahami sarana dan prasarana yang dipergunakan dalam pengendalian surat  agar lebih efektif dan efisien.
  * Sistem Penataan Berkas
  – Memahami sistem penataan berkas sehingga tepat dalam menggunakan sistem penataan berkas sesuai dengan karakteristik dokumen/arsip yang dikelola.
  – Dapat mengevaluasi sistem penataan berkas yang dipergunakan saaat ini  dengan membandingkan sistem penataan berkas yang ada.
  – Dapat menentukan klasifikasi dokumen/arsip sehingga memudahkan dalam pengendalian dan pengelompokkannya.
• RETENTION MANAGEMENT
  * Penilaian Dokumen/Arsip.Ø Memahami penggolongan dan nilai guna dokumen/arsip sehingga memudahkan menentukan masa simpan/retensi dokumen/arsip baik yang akan disimpan atau dimusnahkan.
  * Penyusutan  Dokumen/ArsipØ Memahami pengertian penyusutan dan pemusnahan dokumen/arsip sesuai peraturan yang berlaku baik di Unit Kerja dan Records Centre.
  * Memamahi tata cara pemindahan dokumen/arsip dari aktif ke in aktif.
  *  Memahami tata cara pemusnahan dokumen/arsip baik di Unit Kerja dan Records Centre.
  * Memamahi tata cara pemusnahan dokumen/arsip yang retensinya dibawah dan diatas 10 tahun.
  * Memahami tata cara layanan peminjaman dokumen/arsp yang diperlukan beserta ketentuan-ketentuan yang harus ditetapkan baik di Unit Kerja maupun di Records Centre.
  * E-FILING SYSTEM
  * E -FILING SYSTEM
  – Pengertian E Filing System
• Memahami bisinis proses pengendalian surat secara elektronik filing system yang digunakan.
• Memahami menu dalam modul e filing system
• Memahami pengisian dalam in put modul-modul yang digunakan dalam elektronik filing system.
  – Input Data pada Modul
• In put Master yang terdiri dari : Input Kode Klasifikasi dan Indeks
• Input Surat Masuk dan Surat Keluar.
• Input  Dokumen
  – Pencarian /Penemuan Dokumen/Arsip
• Pencarian dan Penemuan Surat Masuk dan Surat Keluar yang telah di Input.
• Pencarian dan Penemuan Dokumen yang telah di input.
  – Reporting
• Penggunaan Kartu Kendali
• Penggunaan Lembar Disposisi
• Reporting  Surat Masuk berdasarkan nomor urut input dan rincian masalah.
• Reporting  Surat Keluar berdasarkan nomor urut input dan rincian masalah.
• Reporting  Dokumen berdasarkan nomor urut input dan rincian masalah.

Metode :

Kelas interaktif (ceramah dan studi kasus), metode penyelenggaraan dapat dilakukan melalui training online, training zoom ataupun training tatap muka