DAFTAR ISI
TRAINING ADVANCE DOCUMENT MANAGEMENT AND ELECTRONIC FILING IMPLEMENTATION
Training Konsep Manajemen Kearsipan
Training Mengembangkan Konsep Strategi Pengarsipan
PENGANTAR PELATIHAN
ISO 14589 dan Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, satu sama lain saling menunjang dalam penerapan pengolahan kearsipan di perusahaan. Penerapan ISO 14589 pada Arsip perusahaan berguna untuk: (1) Meningkatkan citra perusahaan, (2) Meningkatkan kinerja lingkungan perusahaan, (3) Meningkatkan efisiensi kegiatan, (4) Memperbaiki manajemen organisasi dengan menerapkan perencanaan, pelaksanaan, pengukuran dan tindakan perbaikan (plan, do, check, act), (5) Meningkatkan penataan terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan dalam hal pengelolaan lingkungan, (6) Mengurangi risiko usaha, (7) Meningkatkan daya saing, (8) Meningkatkan komunikasi internal dan hubungan baik dengan berbagai pihak yang berkepentingan, (9) Mendapat kepercayaan dari konsumen/mitra kerja/pemodal.
Dan dengan adanya Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, pengaturan akses arsip dinamis diatur secara lebih tegas dalam melaksanakan layanan arsip. Serta penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berasaskan: (1) kepastian hukum; (2) keautentikan dan keterpercayaan; (3) keutuhan; (4) asal usul (principle of provenance); (5) aturan asli (principle of original order); (6) keamanan dan keselamatan; (7) keprofesionalan; (8) keresponsifan; (9) keantisipatifan; (10) kepartisipatifan; (11) akuntabilitas; (12) kemanfaatan; (13) aksesibilitas; dan (14) kepentingan umum.
Pelatihan ini memberikan strategi manajemen dokumen level advance, dengan didasari ISO 14589 dan Undang-Undang No. 43 tahun 2009, diantaranya; Memilih, memilih dan membangun system, penggunaan peralatan kearsipan, dan system aplikasi yang digunakan untuk menyimpan, mengelola, mengklasifikasi, mendistribusikan, mendisposisikan, sampai dengan pemusnahan dokumen berdasarkan standarisasi internasional maupun nasional.
MATERI
Dalam pelatihan ini Anda akan belajar bagaimana untuk:
1. Memahami konsep manajemen kearsipan dengan level advance, sesuai dengan prosedur dan standar kearsipan (ISO 15489 dan UU 43 tahun 2009)
2. Mengembangkan strategi dan konsep kearsipan secara tepat, agar sesuai dengan persyaratan bisnis perusahaan, hukum dan audit.
3. Membuat Proses Jadwal Retensi Dokumen (JRD) seperti penentuan masa retensi, cara pemusnahan, dan legalitas pemusnahan, atau menjadi arsip yang permanent.
4. Membuat system aplikasi Electronic Records Management System (EDMS) yang dapat digunakan perusahaan sesuai dengan standarisasi manajemen kearsipan.
TUJUAN
* Memahami manajemen kearsipan tingkat advance, dengan membuat prosedur sesuai dengan standar kearsipan.
* Membantu menyelesaikan permasalahan perusahaan yang berkaitan dengan penyimpanan dokumen.
* Mempelajari konsep kearsipan tingkat advance dalam mengelola informasi dan dokumen, diantaranya; workflow dokumen, indexing, filing, audit dan kontrol system.
* Review terhadap vendor yang memberikan jasa atau solusi kearsipan.
* Membuat metadata aplikasi, klasifikasi, autorisasi / security dan pengaturan jadwal retensi dokumen (JRD).
* Bagaimana menerapkan undang-undang, standar dan regulasi yang berlaku mengenai manajemen dokumen.
* Membuat konsep SOP dan aplikasi kearsipan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
* Audit system standarisasi manajemen kearsipan.
GARIS BESAR BAHASAN
Anda akan diberikan materi pelatihan mengenai;
Sesi 1 – Pemahaman Solusi Manajemen Dokumen
• Manajemen Rekod – ISO 15489
• Konsep SOP Manajemen Dokumen; Procedures, Work Instruction, Form, Classification and Retention Schedule
Jadwal Lainnya :
Training CCTV : Best Practice And Case Study (KELAS KHUSUS + YOGYAKARTA)
Sesi 2 – Perancangan dan Pengembangan Sistem Kearsipan
• Mencatat Jenis-jenis Dokumen
• Sistem dan Media Penyimpanan Fisik Dokumen
• Distribusi Dokumen
• Transfer / Pemindahan Dokumen
• Sistem Akses, Pengambilan dan Penggunaan
• Sirkulasi / Proses Peminjaman Dokumen
• Retensi dan Disposisi
• Sistem Klasifikasi
• Pengindeksan
• Pembuatan Nomor dan kode Fisik Dokumen
• Membuat Pusat Arsip (Records Center)
Sesi 3 – Electronic Records Management System (EDMS)
• Me-review Electronic Records Management Systems (EDMS)
• Alihmedia (imaging) dan masalah legalitasnya
Sesi 4 – Implementasi Sistem Kearsipan
• Implementasi SOP Kearsipan
• Monitoring , Control dan Audit Sistem Kearsipan – ISO 15489
• Membuat Kebijakan dan Prosedur Manajemen Kearsipan
Sesi 5 – Studi Kasus
• Permasalahan SOP dan EDMS
• Group 1 – Strategy
• Group 2 – Concepts
• Group 3 – Process
• Evalusi dan Diksusi
PELATIHAN SANGAT PENTING BAGI
Pelatihan ini khusus ditujukan untuk mereka yang melakukan pengambilan keputusan dalam manajemen dokumen, diantaranya:
* Records managers
* Document controllers
* IT Management
* Document and Records Management personnel
* Document Management Supervisors
* Suppliers, Solution Providers and Vendors
* Users of Document and Records Management
Metode :
Kelas interaktif (ceramah dan studi kasus), metode penyelenggaraan dapat dilakukan melalui training online, training zoom ataupun training tatap muka
Jadwal Informasi Training Tahun 2024 :
16 -17 Januari 2024
13 – 14 Februari 2024
5 – 6 Maret 2024
24 – 25 April 2024
21 – 22 Mei 2024
11 – 12 Juni 2024
16 – 17 Juli 2024
20 – 21 Agustus 2024
17 – 18 September 2024
8 – 9 Oktober 2024
12 – 13 November 2024
17 – 18 Desember 2024
Jadwal training diatas dapat berubah sewaktu-waktu. Untuk memastikan jadwal pelatihan fix running di tahun ini silahkan konfirmasi jadwal dan lokasinya melalui whatsapp marketing kami
LOKASI DAN INVESTASI
Lokasi Pelatihan Diotraining.com :
- Yogyakarta, Hotel Dafam Fortuna Grande Malioboro (6.000.000 IDR / participant)
- Jakarta, Hotel Amaris Kemang (6.500.000 IDR / participant)
- Bandung, Hotel Neo Dipatiukur(6.500.000 IDR / participant)
- Bali, Hotel Ibis Kuta (7.500.000 IDR / participant)
- Lombok, Hotel Jayakarta (7.500.000 IDR / participant)
LOKASI DAN INVESTASI
Investasi Pelatihan tahun 2024 ini :
Investasi pelatihan selama tiga hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.
Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.
Fasilitas Pelatihan :
- Airport pickup service (Gratis Antar jemput Hotel/Bandara Khusus Bali dan Bandung)
- Akomodasi Peserta ke tempat pelatihan .
- Module / Handout Softcopy ataupun Hardcopy
- Flashdisk atau Link Download Material
- Sertifikat dan dokumentasi
- Bag or bagpackers (Tas Training)
- Training Kit (Blocknote, ATK, etc)
- 2x Coffee Break & 1 Lunch, Dinner
- Souvenir Exclusive
Jadwal Pelatihan masih dapat berubah, mohon untuk tidak booking transportasi dan akomodasi sebelum mendapat konfirmasi dari Marketing kami. Segala kerugian yang disebabkan oleh miskomunikasi jadwal tidak mendapatkan kompensasi apapun dari kami.
Pendaftaran Pelatihan
Tingkatkan kompetensi Anda ke jenjang yang lebih tinggi dengan mengikuti pelatihan ataupun sertifikasi diberbagai bidang. Kami memahami betapa pentingnya keterampilan dan pengetahuan yang tepat dalam dunia kerja yang kompetitif saat ini. Untuk itu kami menawarkan program pelatihan yang terstruktur dan komprehensif, dikelola oleh para praktisi terbaik juga berpengalaman dibidangnya.
Dengan fokus pada penerapan praktis dan pengembangan keterampilan yang relevan, pelatihan ini akan membekali Anda dengan kompetensi yang diperlukan untuk sukses. Pelatihan yang Anda peroleh akan menjadi bukti keahlian Anda, membuka pintu untuk kesempatan yang lebih luas. Jangan biarkan kesempatan berlalu begitu saja! Segera daftarkan diri Anda dan dapatkan penawaran serta souvenir menarik dari kami. Informasi Pendaftaran Hubungi Tim Representatif Info Training Indonesia 082136930993