TRAINING DOCUMENT AND FILING MANAGEMENT

Training Manajemen Dokumen Dan Pengarsipan

Training Piranti Pengelolaan Dokumen Elektronik

Pendahuluan

Keunggulan kompetitif dan efisiensi dari suatu organisasi sering terlihat dari hasil penerapan teknologi baru yang visioner yang terbukti memecahkan masalah bisnis secara umum. Terhadap dokumen perusahaan, di abad 21 saat ini, sistem dokumentasi sudah masuk pada tahapan generasi yang didukung oleh kecanggihan elektronik yang memudahkan organisasi untuk membuat dokumen, mengklasifikasinya, menyimpan rekamannya, mengambil, merevisi hingga memusnahkannya secara elektronik.

Namun demikian, masih banyak organisasi yang terjebak dengan dokumentasi oleh karena tidak adanya pengelolaan yang semestinya. Hasil mini-survey Fasilitator terhadap peserta pelatihan dan perusahaan-perusahaan yang telah mengundang untuk menerapkan sistem manajemen¸ menemukan bahwa:
1. 15% kertas kerja tidak tersimpan dengan rapi dan cenderung salah letak,
2.  30% dokumen di tempat kerja sudah obsolete,
3. 40% waktu pegawai digunakan untuk mencari dokumen yang hilang dan salah letak,
4. Pertumbuhan jumlah dokumen kerja meningkat 25% per tahun yang berarti menjadi berlipat ganda dalam 4 dalam 8 tahun berikutnya,
5.  50% dokumen dan arsip penting tidak ter-backup dengan baik, dan Organisasi menjadi chaos bila terjadi disaster (kebakaran hebat, gempa bumi, pembobolan/ perampokan dll).

Manfaat

Penerapan manajemen dokumen yang tepat apalagi menggunakan teknologi komputer memberikan manfaat-manfaat:
1.  Menurunkan biaya penyimpanan dokumen secara fisik, menurunkan biaya pemusnahan dokumen,
2. Pembuatan, revisi, distribusi, penyimpanan dokumen menjadi tertib dan rapi,
3. Dengan electronic document, kolaborasi menjadi lebih mudah karena siapa saja dapat melihat dokumen secara bersamaan, dimana hal ini tidak akan terjadi dengan dokumen kertas,
4. Dokumen yang terkini saja yang ada di tempat kerja, hal ini menghindari kesalahan kerja dan miskomunikasi,
5. Semua dokumen dan arsip ter-backup secara aman.

Tujuan

Lokakarya praktis ini memberikan kepada peserta:
1. Pemahaman dan ketrampilan pengelolaan tempat kerja (Kantor)
2. Pemahaman dan ketrampilan menerapkan 5S sebagai alat Office Organization
3. Pemahaman begitu pentingnya pengelolaan dokumen perusahaan,
4. Kemampuan membuat dokumen pengendalian dokumen (ISO 9001:2008),
5. Kemampuan mengelompokkan dan menamai dokumen
6. Ketrampilan mengendalikan dokumen dari mulai membuat, merevisi, mendistribusikan,menyimpan hingga memusnahkan dokumen sesuai dengan ISO 9001:2008
7. Ketrampilan menggunakan piranti pengelolaan dokumen elektronik (Kordil)
8. Ketrampilan menggunakan komputasi awan (cloud computing) sederhana termasuk  Office 365, Windows Skydrive, Dropbox, Slideshare.net dan Google Doc.

Materi

1. Pemahaman istilah antara lain sistem, proses, prosedur, file, dokumen vs arsip, rekaman, data, data recovery center, cloud computing, archive, dll
2. Manajemen kantor dan penerapan Seiri Seiton Seiso Seiketsu dan Shitsuke
3. Manajemen dokumen secara umum
4. Mengenal dokumen dan sifatnya dan standar pendokumentasian
5. Konversi dokumen
6. Pembuatan Master list dan menentukan masa kaji ulang, masa berlaku dan masa retensi dokumen
7. Pembuatan Pedoman Pengendalian Dokumen
8. Pengklasifikasian dan peng-indeksan dokumen
9.  Peralatan pendokumentasian fisik
10.  Komputasi awan dan bagaimana menggunakannya termasuk perbedaan antara cloudbased computing dan desktop computing,
11. Peralatan pendokumentasian elektronik dan piranti berbayar dan gratis

Metode :

Kelas interaktif (ceramah dan studi kasus), metode penyelenggaraan dapat dilakukan melalui training online, training zoom ataupun training tatap muka