TRAINING MANAJEMEN KEARSIPAN & FILLING SYSTEM

Training Pengelolaan Arsip Dan Inventaris Kantor

Training Strategis Dan Trend Ke Depan Manajemen Filing Modern

TRAINING MANAJEMEN KEARSIPAN & FILLING SYSTEM
TRAINING MANAJEMEN KEARSIPAN & FILLING SYSTEM

DESKRIPSI 

Manajemen kantor dan arsip merupakan hal keseharian yang bila tidak dikelola dengan baik dapat berubah menjadi masalah besar. Pada prinsipnya, manajemen kantor dan arsip bermula dari pemilihan suatu sistem dasar, idealnya didasarkan oleh sistem 5S (lean office) yang pada prakteknya di sesuaikan sesuai kebutuhan. Selanjutnya pengelolaan arsip dan aset, dalam hal ini mencakup “master book” lokasi aset, status aset, penomoran aset, memiliki kesamaan dengan pengelolaan arsip. Hal yang dibedakan adalah pada manajemen arsip dilakukan pula manajemen korespondensi.

Hal lain yang merupakan masalah utama adalah manajemen waktu diri dan atasan. Beragam situasi dalam konteks aktual merubah situasi normal menjadi kritis dan genting. Pendekatan mengatasi hal ini membutuhkan sentuhan smart-contingency, yang tentu saja berbeda untuk beragam situasi, hal mana hanya diperoleh dari pengalaman.
Pelatihan ini dirancang bagi mereka yang bertanggung jawab mengelola kantor, baik sebagai office manager, GA Officer,maupun sekretaris, sehingga dapat mengantisipasi dan menyesuaikan diri dengan lingkungan bisnis global yang penuh tuntutan, sesuai standar kompetensi dalam mengelola kantor, aset, arsip, dan waktu (time management) agar mampu meningkatkan efektifitas, efisiensi & profesionalitas kerja.

MATERI

  1. Paradigma dan Filosofi Manajemen Kantor Modern
    * Keunggulan bersaing di era informasi dan design.
    * Efektivitas pengelolaan kantor dan hubungannya dengan manajemen manusia.
    * Efektivitas alur kerja dan tata-ruang kantor dalam pengelolaan produktivitas.
    * Standarisasi pengelolaan kantor Model jepang vs barat dan implikasinya.
  2. Prinsip Dasar Manajemen Kantor & Filing Berdasarkan 5S (5R)
    * Membahas tentang konsep 5 S, penerapannya di tempat kerja dan bagaimana sistem 5 S bekerja.
    * Memahami Makna Pilar Utama Seiri (Ringkas) dan Seiton (Rapi), Seiso (Resik) dan Shitsuke (Rawat).
    * Memahami Makna Pilar Utama Seiketsu (Rajin) dan Integrasi Kelima Pilar serta studi kasus (identifikasi dan peningkatan pemahaman)
  3. Aturan (Pedoman) Umum Pengelolaan Arsip dan Inventaris Kantor
    * Level arsip dilihat dari unsur strategis bisnis: strategic plan, SOP, Manual dan Usual-Business documents.
    * Latihan: menentukan tingkat urgensi dan confidentiality arsip.
    * Beragam bentuk arsip, perlakuannya, dan Tujuan penyimpanan arsip.
    * Jenis-jenis arsip dan cara penggolongannya
    * Kewenangan sekretaris / pengelola arsip, dan
    * Bagaimana mengamankan arsip yang bersifat RAHASIA
  4. Sistem Korespondensi & Pengarsipan (Manajemen Arsip Dinamis)
    * Membahas pengertian arsip, langkah-langkah pembuatan arsip, teknik mengelola arsip dan pemeliharaannya.
    * Membahas tentang tahapan filing yang baik dan jenis-jenis filing system yang tepat di perusahaan.
    * Electronic Filing, document management software (system), trend baru dan model pelaksanaannya.
  5. Aspek Strategis dan Trend Ke Depan Manajemen Filing Modern: Penerapan E-Filing dan Document Management
    * Trend terbaru: electronic filing dan document management dalam bisnis.
    * Beragam keunggulan dari electronic filing dan document management pada:
    * Penemuan arsip, penyusutan arsip, penilaian, pemindahan dan pemusnahan arsip.
    * Alur surat keluar dan surat masuk serta alih media termasuk media digital.
    * Sistem indeks dan abjad dalam filing.
  6. Pentingnya SOP dalam bisnis: Pembuatan, Penerapan, Pelembagaan
    * Pemahaman tentang pentingnya SOP, apa Benefit dan Costnya.
    * Sejarah terjadinya SOP terkait dengan pendekatan yang dipilih : hirarki, beda pendekatan = beda istilah.
    * “Motivasi” & Urgensi dasar pembuatan SOP : Mendapatkan kelulusan sertifikasi.
    * Perbaikan proses (lebih ringkas / cepat / lengkap).
    * Peringkat kinerja dan service level.
    * Tehnik Melibatkan banyak stakeholder.
    * Pengaruh SOP guna Peningkatan kinerja para karyawan, dalam kaitannya dengan divisi yang terkait.
  7. Change Management Dalam Penerapan SOP Baru
    * Penggunaan SIPOC review dalam Change Acceleration Process ala GE (Six Sigma).
    * Merubah habit atas SOP: studi kasus (Gemba Kaizen) dan Walk the talk.
    * Diskusi kelompok tentang bentuk ACTION PLAN yang mungkin bagi pelaksanaan di kelompok kerja masing-masing,
    * => Menindak-lanjuti hasil diskusi kelompok dengan penentuan waktu pelaksanaannnya
  8. Latihan Pembuatan dan Finalisasi rencana kerja pembuatan SOP dan Sistem Kearsipan Perusahaan
    * Review ulang materi pelatihan dan rencana kerja.
    * Penugasan Individu berdasarkan lingkup ruangan (corner & office)
    * Latihan Final dan presentasi kelompok membuat rencana kerja:
    *  pembuatan tim,
    *  Rencana gemba Kaizen
    *  Rencana Implementasi
    *  Rencana pembudayaan

PESERTA

Pelatihan ini sangat tepat diikuti oleh Orang yang bertanggung jawab mengelola kantor, baik sebagai office manager, GA Officer,maupun sekretaris

Metode :

Kelas interaktif (ceramah dan studi kasus), metode penyelenggaraan dapat dilakukan melalui training online, training zoom ataupun training tatap muka

Jadwal Informasi Training Tahun 2024 :

16 -17 Januari 2024
13 – 14 Februari 2024
5 – 6 Maret 2024
24 – 25 April 2024
21 – 22 Mei 2024
11 – 12 Juni 2024
16 – 17 Juli 2024
20 – 21 Agustus 2024
17 – 18 September 2024
8 – 9 Oktober 2024
12 – 13 November 2024
17 – 18 Desember 2024

Jadwal training diatas dapat berubah sewaktu-waktu. Untuk memastikan jadwal pelatihan fix running di tahun ini silahkan konfirmasi jadwal dan lokasinya melalui whatsapp marketing kami

LOKASI DAN INVESTASI

Lokasi Pelatihan Diotraining.com :

  • Yogyakarta, Hotel Dafam Fortuna Grande Malioboro (6.000.000 IDR / participant)
  • Jakarta, Hotel Amaris Kemang (6.500.000 IDR / participant)
  • Bandung, Hotel Neo Dipatiukur(6.500.000 IDR / participant)
  • Bali, Hotel Ibis Kuta (7.500.000 IDR / participant)
  • Lombok, Hotel Jayakarta (7.500.000 IDR / participant)

LOKASI DAN INVESTASI

Investasi Pelatihan tahun 2024 ini :

Investasi pelatihan selama tiga hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.

Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.

Fasilitas Pelatihan :

  • Airport pickup service (Gratis Antar jemput Hotel/Bandara Khusus Bali dan Bandung)
  • Akomodasi Peserta ke tempat pelatihan .
  • Module / Handout Softcopy ataupun Hardcopy
  • Flashdisk atau Link Download Material
  • Sertifikat dan dokumentasi
  • Bag or bagpackers (Tas Training)
  • Training Kit (Blocknote, ATK, etc)
  • 2x Coffee Break & 1 Lunch, Dinner
  • Souvenir Exclusive

Jadwal Pelatihan masih dapat berubah, mohon untuk tidak booking transportasi dan akomodasi sebelum mendapat konfirmasi dari Marketing kami. Segala kerugian yang disebabkan oleh miskomunikasi jadwal tidak mendapatkan kompensasi apapun dari kami.

Pendaftaran Pelatihan

Tingkatkan kompetensi Anda ke jenjang yang lebih tinggi dengan mengikuti pelatihan ataupun sertifikasi diberbagai bidang. Kami memahami betapa pentingnya keterampilan dan pengetahuan yang tepat dalam dunia kerja yang kompetitif saat ini. Untuk itu kami menawarkan program pelatihan yang terstruktur dan komprehensif, dikelola oleh para praktisi terbaik juga berpengalaman dibidangnya.

Dengan fokus pada penerapan praktis dan pengembangan keterampilan yang relevan, pelatihan ini akan membekali Anda dengan kompetensi yang diperlukan untuk sukses. Pelatihan yang Anda peroleh akan menjadi bukti keahlian Anda, membuka pintu untuk kesempatan yang lebih luas. Jangan biarkan kesempatan berlalu begitu saja! Segera daftarkan diri Anda dan dapatkan penawaran serta souvenir menarik dari kami. Informasi Pendaftaran Hubungi Tim Representatif Info Training Indonesia 082136930993