DESKRIPSI PENTINGNYA PELATIHAN DOCUMENT CONTROL MANAGEMENT SYSTEM

Pelatihan Document Control Management System sangat penting dalam memastikan bahwa setiap dokumen perusahaan—baik teknis, administratif, hingga legal—dikelola secara terstruktur, akurat, dan terkendali. Dalam era digital dan tuntutan kepatuhan regulasi yang tinggi, sistem pengendalian dokumen menjadi kunci untuk menjamin integritas, keamanan, dan kemudahan akses informasi di seluruh siklus kerja. Tanpa sistem kontrol dokumen yang baik, risiko duplikasi, kehilangan data, dan kesalahan versi dokumen akan meningkat, yang berdampak langsung pada produktivitas dan pengambilan keputusan. Pelatihan ini membekali peserta dengan kemampuan mengelola distribusi dokumen, revisi, approval, serta penyimpanan dengan prosedur yang sesuai standar internasional seperti ISO. Dengan pemahaman yang kuat terhadap prinsip dan praktik document control, perusahaan dapat membangun fondasi tata kelola informasi yang efisien, akuntabel, dan mendukung keberlangsungan operasional jangka panjang.

TUJUAN PELATIHAN DOCUMENT CONTROL MANAGEMENT SYSTEM

Tujuan dari pelatihan Document Control Management System adalah untuk memberikan pemahaman dan keterampilan praktis kepada peserta dalam mengelola dokumen secara sistematis, efektif, dan sesuai standar mutu serta regulasi yang berlaku. Pelatihan ini bertujuan agar peserta mampu:

1. Memahami konsep dan prinsip dasar pengendalian dokumen. 
2. Menerapkan prosedur standar dalam proses pembuatan, distribusi, revisi, dan pengarsipan dokumen. 
3. Menjamin integritas, keamanan, dan ketersediaan dokumen dalam seluruh siklus kerja. 
4. Mengurangi risiko kehilangan, kesalahan versi, atau ketidaksesuaian dokumen. 
5. Meningkatkan efisiensi operasional melalui pengelolaan dokumen yang terstruktur dan terdokumentasi dengan baik. 
6. Menyesuaikan sistem dokumentasi dengan standar internasional seperti ISO 9001 dan peraturan internal perusahaan.

Dengan tujuan ini, pelatihan diharapkan mampu mendukung tata kelola dokumen yang lebih profesional dan berkelanjutan dalam lingkungan organisasi.

LIST MATERI PELATIHAN DOCUMENT CONTROL MANAGEMENT SYSTEM

Berikut adalah list materi pelatihan Document Control Management System:

1. Pengantar Manajemen Dokumen
   

   • Definisi dan tujuan document control
   • Peran strategis dokumentasi dalam organisasi
     

2. Jenis-Jenis Dokumen dan Klasifikasinya
   

   • Dokumen internal dan eksternal
   • Kodefikasi dan kategorisasi dokumen
     

3. Siklus Hidup Dokumen (Document Lifecycle)
   

   • Pembuatan, revisi, distribusi, penggunaan, penyimpanan, dan pemusnahan dokumen
     

4. Sistem dan Prosedur Pengendalian Dokumen
   

   • Prosedur distribusi dan pengendalian versi dokumen
   • Approval process dan kontrol revisi
     

5. Pengelolaan Dokumen Berbasis Kertas vs Digital
   

   • Perbandingan dan integrasi sistem
   • Tantangan dan solusi dalam digitalisasi dokumen
     

6. Implementasi Document Management System (DMS)
   

   • Pemilihan dan penggunaan software DMS
   • Migrasi dari sistem manual ke digital
     

7. Pengamanan dan Kerahasiaan Dokumen
   

   • Akses kontrol, backup, dan audit trail
   • Kebijakan kerahasiaan dan perlindungan data
     

8. Audit dan Review Dokumentasi
   

   • Kriteria audit dokumen sesuai standar mutu
   • Tindakan perbaikan dan pencegahan
     

9. Penerapan Document Control dalam Sistem Manajemen Mutu (ISO 9001)
   

   • Persyaratan dokumen dan rekaman dalam standar ISO
   • Integrasi dengan sistem manajemen lainnya
     

10. Studi Kasus dan Simulasi
    

    • Praktik pengelolaan dokumen menggunakan sistem aktual
    • Simulasi proses kontrol dokumen dalam proyek/operasional

SIAPA SAJA PESERTA YANG MEMBUTUHKAN PELATIHAN DOCUMENT CONTROL MANAGEMENT SYSTEM

Peserta yang membutuhkan pelatihan Document Control Management System antara lain:

1. Staf dan Supervisor Administrasi
   Bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen harian dan arsip organisasi. 
2. Document Controller
   Profesional yang secara khusus menangani pengendalian, distribusi, dan pengarsipan dokumen proyek atau operasional. 
3. Quality Assurance / Quality Control (QA/QC) Officer
   Membutuhkan sistem dokumentasi yang akurat untuk pemenuhan standar mutu seperti ISO 9001. 
4. Manajer Proyek (Project Manager)
   Memerlukan kendali dokumen yang baik untuk memonitor dokumen proyek secara real-time dan akurat. 
5. Staf Legal dan Compliance
   Mengelola dokumen legal, kontrak, dan dokumen penting lainnya yang harus tersimpan dan terkendali dengan rapi. 
6. Staf IT dan Pengembang Sistem Informasi Dokumen
   Terlibat dalam pemilihan dan pengelolaan software document management system (DMS). 
7. Karyawan di Sektor Industri Tertentu
   Seperti konstruksi, manufaktur, migas, perbankan, dan farmasi, yang memiliki kebutuhan dokumentasi tinggi dan wajib memenuhi standar audit. 
8. Staf HRD dan Keuangan
   Untuk memastikan dokumen karyawan dan keuangan tersimpan dengan tertib dan mudah diakses saat dibutuhkan.

Pelatihan ini cocok bagi siapa saja yang terlibat dalam alur pengelolaan dokumen perusahaan, baik di tingkat operasional maupun manajerial.

INSTRUKTUR / TRAINER

Instruktur yang mengajar pelatihan ini adalah instruktur yang berkompeten di bidangnya dengan baik, datang dari kalangan akademisi, praktisi maupun profesional. Kami sangat terbuka jika anda ingin berkomunikasi terlebih dahulu dengan tim trainer sehingga outline materi dapat disesuaikan dengan outcome kompetensi yang diharapkan.

Jadwal Informasi Training Tahun 2025

• Training Bulan Januari : 16-17 Januari 2025
• Training Bulan Februari : 13-14 Februari 2025
• Training Bulan Maret : 5-6 Maret 2025
• Training Bulan April : 24-25 April 2025
• Training Bulan Mei : 21-22 Mei 2025
• Training Bulan Juni : 11-12 Juni 2025
• Training Bulan Juli : 16-17 Juli 2025
• Training Bulan Agustus : 20-21 Agustus 2025
• Training Bulan September : 17 – 18 September 2025
• Training Bulan Oktober : 8-9 Oktober 2025
• Training Bulan November : 12-13 November 2025
• Training Bulan Desember : 17-18 Desember 2025

Catatan: Jadwal tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan calon peserta. Peserta dapat mengajukan tanggal pelaksanaan pelatihan.

LOKASI PELATIHAN

REGULER TRAINING

Training ini dilaksanakan di beberapa kota-kota besar di Indonesia seperti Ibukota DKI Jakarta, Bandung, Bali, Yogyakarta, Malang, Surabaya, Lombok dan juga kota Batam. Jika Anda membutuhkan pelatihan di kota lain silahkan menghubungi tim marketing kami.

ONLINE TRAINING VIA ZOOM

INVESTASI   PELATIHAN

Investasi pelatihan selama tiga hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.

Catatan: Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.

Benefit Apa Saja yang Didapatkan Peserta?

• FREE Airport pickup service (Gratis Antar jemput Hotel/Bandara)
• FREE Transportasi Peserta ke tempat pelatihan
• Module / Handout
• FREE Flashdisk
• Sertifikat
• FREE Bag or backpack (Tas Training)
• Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc)
• 2x Coffee Break & 1 Lunch, Dinner
• FREE Souvenir Exclusive

FAQ tentang Infotraining Indonesia

Q : Berapa minimal running pelatihan ini ?
A : Pelatihan ini akan running idealnya minimal dengan 2 peserta, tetapi bisa disesuaikan dengan kebutuhan peserta

Q : Apakah bisa jika saya hanya ingin pelatihan sendiri aja / private course ?
A : Bisa, kami akan membantu menyelenggarakan pelatihan 1 hari jika ada persetujuan dari klien

Q : Dimana saja pelatihan biasanya di selenggarakan?
A : Pelatihan kami selenggarakan di beberapa kota besar di Indonesia seperti Bandung, Jakarta, Yogyakarta, Surabaya, Malang, Bali, Lombok dan beberapa negara seperti Singapore dan Malaysia

Q : Apakah bisa diselenggarakan selain di kota lain?
A : Penyelenggaraan pelatihan bisa diadakan di kota lain dengan minimal kuota 5 orang setiap kelas

Q : Apakah bisa juga diselenggarakan secara IHT/ In House Training di Perusahaan klien ?
A : Bisa diselenggarakan secara IHT di Perusahaan klien

Q : Apakah jadwal bisa disesuaikan dengan kebutuhan klien ?
A : Jadwal pelatihan dapat di sesuaikan dengan kebutuhan klien.

Materi, Lokasi dan Jadwal Pelatihan Bisa Berubah Sewaktu-waktu dan disesuaikan Dengan Kondisi Peserta. Bagi calon Peserta Pelatihan dimohon untuk Melakukan Konfirmasi terlebih dahulu H-7 sebelum pelatihan berlangsung agar tidak terjadi miskomunikasi. Kerugian yang ditimbulkan akibat miskomunikasi baik biaya tiket, akomodasi hotel dan outline materi yang tidak sesuai bukan merupakan tanggung jawab kami